【多维人文讲堂】辨识无效率模式 省下八成的时间

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现代社会生活步调繁忙,许多人身兼数职,往往有分身乏术之感。台湾《多维新闻》于2020年10月29日晚间在台北举办“时间管理与效率提升”人文讲座,请到曾任国际非营利机构(NPO)首席执行官的陈怡君讲解如何管理时间、提升效率。

杜绝无效运作可提升80%的效率

陈怡君首先表示,进行时间管理不需要高科技,一个人要提高效率并不代表他要有iPhone或是特定的APP,而是做事的逻辑跟看法导致效率产生不同。陈怡君认为,只要能够辨识出无效率的运作模式,就能够杜绝没有效率的做法,而光是搞清楚“做了甚么无效”就可以省下80%的时间。

陈怡君举例表示,运作时间的无效率在日常生活中非常常见,只是类型不同。例如一个人工作时总是同步处理多个事务,结果每一个都进展缓慢;又或是多人开会时总是在同一个议题打转,不能顺利地讨论;又或是组装家具或电器时没有先阅览说明书,结果耗费了冗长的时间,并且最后还是必须回去阅览说明书。

这些无效的运作可以分类为六项:听错命令与不愿意服从、缺乏专业技能、粗心大意或疏忽;材料处理不当、缺乏熟练的技巧与团队默契;忽略已经存在的技术或是没有努力学习;个人用品或是公司杂乱无章;缺乏预测的能力;事情动都没动或是只做一半。

2020年10月29日,台湾《多维新闻》举办人文讲堂,请到“Joy to know”讲师陈怡君讲述《时间管理&效率提升》。(许陈品/多维新闻)

听错命令浪费双倍时间

对于“命令”的误差占据时间浪费的三分之一,当员工听错命令,最好的结果也是必须重做一遍,浪费双倍时间。或是员工其实不愿意服从命令、缺乏专业技能却不承认,最后是粗心大意发生疏失,这些都会导致前功尽弃。

这里的“命令”不一定指现实上的命令,也可能是自己对自己设置的目标。如要改善,必须事先做出完善的计划、精确地重复命令并运行,但不能当一个机器人,而是懂得思考、沟通并做出回馈。

缺乏默契使得团队分崩离析

默契不是法律或是公司规章一样写得清楚的说明书,而是团队长久磨合下来的一套沟通与运行的系统。这是为什么常见团队有人更替后会导致效率降低,因为新人必须重新学习与适应新系统,而非单纯进行工作业务而已。

此时如果没有认识到默契的重要性,单纯认为“过去能达成的目标为什么现在不行”,只会进一步导致团队合作的紧张,甚至分崩离析。改善方式是要加强学习如何使用现有的设备或工具,并不断演练。

寻找已经存在的技术并整理环境

忽略已经存在的技术会导致“闭门造车”的结果,自行“发明”的解法可能是没有效率或是无效的,最后甚至影响他人。首先要培养自己职位上需要的专业技能,在这个基础上才把自己的“know how”加进去,而非一开始就想自己解决。

另外包括文档、电脑文件、周边环境设备、归档数据等等的杂乱无章,都会导致在工作或生活时的不便,并且这是会重复发生,不断浪费时间。改善点要自己定位清楚自己的个人区域或是办公区域,并且固定下来。

缺乏预测能力会导致拖延

常见的时间浪费是因为无法预测到突发状况,导致当下必须花费额外的时间拟定对策和处理,但其实大部分突发状况并非真的是突发状况,而只是没有事先准备或是调度资源因应而已。事实上,大部分问题是来自于大家只顾自己负责的流程,却对整个流程不了解,因此缺乏预测意外的能力,导致某一环节出问题时像骨牌一样产生连锁反应。

而当突发状况发生时,因为没有预期发生的心理准备,会导致人产生“与其处理不如拖延”的心态,不现实的期待事态会随着时间经过而好转。改善之道除了立刻去做外,也可以抄记下来并时时体醒自己。

提高正面回馈强化动机

陈怡君分析,之所以会导致拖延症或是拒绝行动的原因,往往来自于过去的失败经验。人类在面对自己不想做的事情时,生理上会出现疲惫、感觉无用等“失败预期”,特别是过去有从事类似行动却得到失败和否定时,潜意识中会将过去的情绪链接到当下面对的问题,导致越是失败就越是不想行动、越是不行动就越会导致失败的循环。

但是陈怡君解释,“有没有效率”或是“算不算失败”其实和“目标设置”是息息相关的。例如一名业务员认为自己没有时间联系客户,实际上他并不是没有时间,而是因为他害怕被拒绝,导致不想去联系。但陈怡君强调,有时只要转换心态,专注在自己过去的成功经验(即使并不多),重复成功的模式,就能强化自己的动机。

不过,陈怡君强调,必须认清楚“自己真心想做的和自己实际在做的”有没有差别,否则目标和成果不一致,反而会导致挫败感加深。例如同样是下班后看电视剧,但原本就规划要看电视剧、和原本规划看书却跑去看电视剧,最终自己内心得到的反馈是完全不同的:当原本设置的目标和最终得到的结果不一致时,只会带来浪费与空虚的感觉。

指定目标,越明确越具体越好,并使用客观的指针来衡量目标的达成程度,并依此决定达成的方式;要链接目标与自身的关联,加强动机和沟通能力,把目标去影响其他人认同并一起一起努力;最后便是组织并完成,学习有效率做事的方法,组织工作项目有效率的进行。陈怡君说:“让人类失败的不是梦想,而是缺乏让梦想成真的知识。”

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